Zo vermijd je informatie-overload op iemands eerste werkdag

Wat bedoelen we met informatie-overload?

Informatie-overload ontstaat als je meer informatie krijgt dan dat je kan verwerken. Daardoor kun je je overweldigd voelen en overprikkeld raken. En dat kan weer leiden tot verwarring, verminderde concentratie, stress of zelfs angst. Als je te maken hebt met een informatie-overload, is het vaak ook lastig om hoofdzaak van bijzaak te onderscheiden. Je vergeet wat nú belangrijk is en je ziet door de bomen het bos niet meer. Op de werkvloer komt een informatie-overload vaak voor, niet alleen tijdens de onboarding.

Zo herken je informatie-overload op ‘t werk:

• Verwarring en minder focus
  Stel, je wordt overladen met informatie over verschillende projecten, deadlines en inhoudelijke kennis. Dan is het lastig om te bepalen welke info prioriteit heeft; er ontstaat verwarring. En omdat je hersenen worden overspoeld met informatie, raken ze overbelast en kun je je minder goed concentreren.
  
  

• Stress en frustratie
  Informatie-overload kan zorgen voor een hoop stress en frustratie. Dat komt omdat je hersenen maar een beperkte capaciteit hebben om informatie te verwerken. Als die capaciteit overschreden wordt, dan raak je overprikkeld of zelfs gestrest. Je kunt het gevoel krijgen dat je het werk niet aankunt en dat je niet kan bijbenen. Frustrerend!
  
  

• Verminderde productiviteit
  Zó overrompeld door informatie waardoor je niet weet waar je moet beginnen? Dat herken je misschien wel. Je weet dat er nog heel veel moet gebeuren, maar je weet niet waar je moet beginnen. Je moet eerst alle nieuwe informatie ordenen voordat je effectief kan werken. En aan het einde van de dag voel je je niet zo productief als gehoopt.
  
  

• Gebrek aan zelfvertrouwen
  Door de overdosis aan informatie kun je je onzeker gaan voelen. Waarom? Bijvoorbeeld omdat je niet alles kunt onthouden, omdat je niet weet waar de prioriteiten liggen of omdat je het gevoel hebt dat je ‘lost’ bent. Het gevolg is dat je bang bent om fouten te maken en dat je dichtklapt.

Wat zijn de gevolgen van informatiestress?

Informatiestress, oftewel de stress die ontstaat door een overvloed aan informatie, kan verschillende negatieve gevolgen hebben. Natuurlijk in de eerste plaats voor medewerkers, maar indirect ook voor de organisatie. Denk aan:

• Minder werkgeluk: een constante informatie-overload zorgt ervoor dat je veel werkdruk ervaart. En die hoge werkdruk kan resulteren in minder werkgeluk.

• Burn-out: langdurige informatiestress kan leiden tot chronische stress en zelfs een burn-out. Wees dus alert: let goed op jezelf en je collega’s.

• Fysieke klachten: langdurige informatiestress kan ook fysieke klachten veroorzaken. Denk aan hoofdpijn, maagklachten of een verhoogde bloeddruk.

• Slaapproblemen: de constante stroom aan nieuwe informatie kan ervoor zorgen dat je slecht slaapt. Je kan niet goed ontspannen, waardoor de vermoeidheid oploopt.

• Besluiteloosheid: een overdosis aan informatie kan leiden tot een soort verlamming. Daardoor weet je niet wat de prioriteiten zijn en kun je besluiteloos worden.

• Meer fouten: als je overprikkeld op je werk bent, dan is de kans groot dat je meer fouten maakt. Je bent immers niet meer zo scherp.

• Inefficiënt werken: wanneer je steeds wordt overspoeld met informatie, is het lastig om overzicht te houden. Je mist al snel de volgorde in je werkproces, waardoor informatiestress op de loer ligt. En informatiestress kan op zijn beurt weer leiden tot minder efficiëntie. Lagere omzet: zodra je medewerkers informatiestress ervaren, zijn ze minder geconcentreerd en werken ze minder efficiënt. En dat kan negatieve gevolgen hebben voor je omzet. Zo kan informatiestress leiden tot meer fouten, besluiteloosheid en uitstelgedrag. Bovendien kan informatiestress ook zorgen voor verhoogde verzuimcijfers.

• Minder betrokken: medewerkers die zich overweldigd voelen, zijn minder betrokken bij hun werk en minder gemotiveerd om bij te dragen aan de organisatiedoelen.

• Minder creatief: als je voortdurend gebombardeerd wordt met informatie, dan heb je vaak ook minder mentale ruimte om creatief te denken.

• Slechtere teamdynamiek: hoe meer informatie je moet verwerken, hoe minder tijd en energie er overblijft om effectief te communiceren met je collega’s.

Hoe voorkom je een overdosis aan informatie op de eerste werkdag?

Die eerste werkdag is superspannend. Zelfs een beetje overweldigend. Nieuwe mensen. Nieuwe ‘regeltjes’. Nieuwe systemen. Nieuwe verantwoordelijkheden. Het is niet zo gek als je nieuwe collega overprikkeld raakt. Neem hem of haar daarom zo goed mogelijk bij de hand. Hoe pak je dat aan? En hoe voorkom je een overdosis aan informatie op die eerste werkdag? We geven 9 tips:

1. Verwacht niet te veel
   Deze tip staat niet voor niets op nummer 1. Verlang gewoon niet te veel van je spiksplinternieuwe collega op de eerste werkdag. En benoem dat ook. Dat schept meteen een stukje vertrouwen en rust. En dat zorgt voor loyaliteit op lange termijn, echt waar.
   
   

2. Faseer de informatie
   Een goede onboarding bestaat uit meerdere fasen. Op die manier overspoel je je nieuwe collega niet met informatie, maar houd je het behapbaar. Bedenk goed welke informatie wanneer nodig is. Je hoeft niet álle informatie over jouw bedrijf direct te delen op de eerste werkdag. Less is more 😊
   
   

3. Start al vóór de eerst werkdag (preboarding)
   De eerste werkdag is al spannend genoeg. Daarom is het goed om al wat (praktische) informatie te delen vóórdat je nieuwe collega start. Vertel bijvoorbeeld over de grondleggers van het bedrijf, de werkcultuur, de tradities en waar de bedrijfsnaam vandaan komt. Leg ook van alles uit over jullie product of dienst, jullie opdrachtgevers en de bedrijfsgeschiedenis. Je kunt ook informatie delen zoals: parkeermogelijkheden, kledingvoorschriften en lunch-shifts. En last but not least: introduceer alle collega’s alvast.
   
   

4. Gebruik een digitaal onboarding programma
   De verschillende onboarding-fasen kun je gemakkelijk inrichten met ons digitale onboardingprogramma. Met onze software kun je je informatie automatiseren. Je bepaalt zelf welke info wanneer wordt gedeeld. Op die manier voorkom je een overdosis aan informatie op de eerste werkdag. Je nieuwe medewerkers kunnen zich bovendien op hun eigen tempo inlezen en de informatie altijd nog even teruglezen. Een ander voordeel van ons digitale onboardingprogramma is dat je ‘m interactief kunt maken. Dan wordt het niet alléén maar zenden. Wel zo leuk toch?
   
   

5. Wijs een buddy toe
   Hoe fijn is het als je een vast aanspreekpunt hebt op je eerste werkdag(en)? Wijs daarom een buddy toe aan je nieuwe collega. Zo is er altijd iemand die de vragen kan beantwoorden en je echt bij de hand kan nemen. Een rots in de branding dus.
   
   

6. Introduceer je nieuwe collega
   Of nog beter: laat je nieuwe collega zichzélf voorstellen. En gooi diegene niet meteen in het diepe; een simpel berichtje via jullie interne communicatiekanaal is al voldoende. Je kunt je nieuwe collega op weg helpen door standaardvragen op te stellen. Op basis van die vragen kan hij/zij dan een leuk voorstelberichtje schrijven.
   
   

7. Maak het luchtig en interactief
   Een onboarding moet - in onze ogen - vooral heel leuk zijn. Dat doe je door het luchtig en interactief te maken. Denk aan: quizjes, gamification-elementen, grapjes, foto’s, video’s en ga zo maar door. Daarmee werk je direct aan de betrokkenheid van je nieuwe collega. Plus: leuke content blijft beter hangen. Met ons digitale onboardingprogramma boks je dit voor elkaar.
   
   

8. Maak een checklist
   Geef je nieuwe collega op de eerste werkdag een afgebakend lijstje met (simpele) taken. Dat geeft meteen een gestructureerde, positieve start. En als alle boxjes afgevinkt zijn, sluit je nieuwe medewerker de dag voldaan af. Taken die op de checklist kunnen staan, zijn bijvoorbeeld: kennismaken met de teamlead, inloggen bij systemen, kantoorsleutels ophalen, personeelshandboek doornemen, enzovoort.
   
   

9. Documenteer informatie in een kennisbank
   Alles wat je in de onboarding vertelt, kun je ook documenteren in een online kennisbank. Zo kunnen je medewerkers alles eenvoudig en snel terugvinden. Je kunt natuurlijk ook vanuit je onboardingprogramma direct doorlinken naar de kennisbank. Scheelt weer dubbel werk. Bovendien is alle informatie in de kennisbank netjes gecategoriseerd, waardoor informatiestress verleden tijd is.
   

En na die eerste dag dan…?

Ja, dan begint het inwerken natuurlijk pas écht. Blijf de komende weken tot maanden goed begeleiden, zodat je nieuwe collega goed landt in de organisatie. Hoe beter dit verloopt, hoe sterker en duurzamer jullie samenwerking zal zijn. En blijf ook alert op informatiestress. Niet alleen tijdens het onboardingsproces, maar ook daarna. De software van WELDER kan je daarbij ondersteunen. Benieuwd hoe? Plan een gratis demo en ontdek het met eigen ogen.