Interne communicatie: de sleutel tot succes

Wat is interne communicatie?

Even lekker bij de koffieautomaat met collega’s doorpraten over de laatste nieuwtjes op intranet, een formele uitnodiging in je inbox ontvangen voor het jaarlijkse kerstdiner of op de hoogte worden gebracht van een relevante wijziging in het beleid. Interne communicatie is een breed begrip dat zich in veel verschillende vormen laat zien op de werkvloer.

Interne communicatie laat zich het beste beschrijven als “het bewust en onbewust delen, ontvangen en interpreteren van boodschappen binnen de structuur en de context van een organisatie”. Dat gebeurt zowel in de vorm van verticale communicatie als horizontale communicatie. Daarbij wordt verticale communicatie doorgaans gezien als top-down en bottom-up communicatie. Top-down communicatie is de communicatie van management naar medewerkers. Bottom-up communicatie is het spiegelbeeld daarvan, namelijk communicatie vanuit medewerkers naar het management. Horizontale communicatie is daarentegen de communicatie tussen medewerkers of afdelingen van een gelijk hiërarchisch niveau.

Zo bezien heeft interne communicatie vele verschijningsvormen en stroomt het kriskras door organisaties heen, van de hoogste managementlagen tot aan de verste hoeken van de werkvloer, van afdeling naar afdeling en vice versa.

Waarom is interne communicatie belangrijk voor organisaties?

Interne communicatie is niet slechts een managementtool, zoals het soms in beperkte zin wordt gezien, maar is het fundament van elke organisatie. Het bestrijkt alle vormen van communicatie tussen medewerkers over alle mogelijke kanalen, van chat tot powerpoint en van intranet tot prikbord.

Interne communicatie is een hulpmiddel om medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van de organisatie. Wanneer je de interne communicatie als werkgever goed faciliteert, draagt dat bij aan de betrokkenheid en verbondenheid van medewerkers met jouw bedrijf, instelling of vereniging. Maar de manier waarop je als organisatie en binnen je organisatie communiceert met elkaar, heeft nog veel meer invloed. Zo bevordert een goede interne communicatie de onderlinge samenwerking, verhoogt het de efficiëntie en productiviteit en creëert het vertrouwen en tevredenheid in de organisatie en in elkaar.

Met een goede interne communicatie betrek je je medewerkers daarnaast beter bij de ontwikkeling van je organisatie, waardoor het draagvlak voor verandering en vernieuwing toeneemt. Hoe je intern communiceert is daarom bepalend voor het laten slagen van je organisatie.

Waaruit bestaat een goede interne communicatie?

Een goede interne communicatie is de kern van een succesvolle organisatie. Het omvat verschillende essentiële elementen, of bouwstenen, die samen een gezonde werkomgeving bevorderen en het succes van je organisatie ondersteunen.

Allereerst is duidelijkheid van cruciaal belang. Effectieve interne communicatie moet helder en begrijpelijk zijn voor alle betrokkenen. Dit betekent dat informatie en boodschappen op een transparante en toegankelijke manier worden gecommuniceerd, zonder jargon of onnodige complexiteit. Naast duidelijkheid is consistentie een niet te verwaarlozen aspect. Informatie moet niet alleen helder zijn, maar ook consistent worden gecommuniceerd over verschillende kanalen en platforms. Dit zorgt voor uniformiteit in de boodschap en minimaliseert de kans op verwarring of misinterpretatie.

Een ander belangrijk kenmerk van goede interne communicatie is de notie dat interne communicatie tweerichtingsverkeer is. Dit houdt in dat er niet alleen informatie wordt verzonden van de zender naar de ontvanger, maar dat er ook ruimte is voor feedback en vragen. Het creëren van een cultuur waarin medewerkers zich aangemoedigd voelen om hun gedachten en ideeën te delen, bevordert een gevoel van betrokkenheid en eigenaarschap. Verder draait effectieve interne communicatie om timing. Informatie moet op het juiste moment worden gedeeld, zodat medewerkers de tijd hebben om het te verwerken en er eventueel op te reageren. Dit is vooral belangrijk bij aankondigingen over veranderingen binnen de organisatie, waarbij voldoende tijd voor aanpassing en acceptatie cruciaal is.

Naast deze elementen is personalisatie een waardevol aspect van interne communicatie. Het aanpassen van de boodschap aan de specifieke behoeften en belangen van verschillende doelgroepen vergroot de relevantie en impact ervan. Hierdoor voelen medewerkers zich meer gewaardeerd en gehoord. Een goede interne communicatie omvat ook een scala aan verschillende communicatiemiddelen. Dit kan variëren van formele kanalen zoals e-mails en nieuwsbrieven tot meer informele middelen zoals sociale media of interne chatplatforms. Het gebruik van diverse kanalen zorgt ervoor dat informatie op de meest effectieve manier wordt verspreid en afgestemd op de behoeften van de medewerkers.

Tot slot, maar zeker niet het minst belangrijk, moet goede interne communicatie vertrouwen opbouwen en behouden. Een cultuur van open en eerlijke communicatie tussen management en medewerkers creëert een gevoel van veiligheid en betrouwbaarheid. Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat de informatie die zij ontvangen accuraat en relevant is.

Als je al deze elementen goed integreert in de communicatiecultuur van je organisatie, leg je een sterk fundament voor succes, groei en betrokkenheid van medewerkers.

Met een goede interne communicatie bouw je vertrouwen op.

10 interne communicatiemiddelen voor organisaties

Elke organisatie heeft unieke behoeften. Daarom hangt de keuze van de juiste communicatietool(s) af van verschillende factoren, zoals de bedrijfscultuur, de grootte en het doel van de communicatie. Het is daarbij belangrijk om regelmatig te evalueren welke tools het beste voor je werken en om open te staan voor nieuwe ontwikkelingen in interne communicatie. We hebben 10 veel voorkomende communicatiemiddelen binnen organisaties voor je op een rijtje gezet, met elk zijn eigen voor- en nadelen.

1. E-mail: Dit is een van de oudste en meest gebruikte communicatietools in organisaties. Het stelt medewerkers in staat om eenvoudig en snel (doorgaans formele) berichten, documenten en aankondigingen te versturen naar individuen of groepen. E-mail is een toegankelijk middel voor iedereen die beschikt over een e-mailadres. Daar staat tegenover dat het formele karakter en het statische van e-mail minder geschikt is voor informele communicatie en interactie.

2. Instant Messaging (IM): Platforms zoals Microsoft Teams en WhatsApp bieden real-time chatmogelijkheden. Medewerkers kunnen één-op-één of in groepschats communiceren, bestanden delen en zelfs videovergaderingen houden. IM-tools zijn uitermate handig voor snelle interactie. Daarin schuilt tegelijkertijd het gevaar dat belangrijke berichten over het hoofd worden gezien en kan een overvloed aan berichten zorgen voor irritatie.

3. Intranet: Een intranet is een intern netwerk binnen een organisatie, toegankelijk via een webbrowser. Hier kunnen medewerkers documenten raadplegen, informatie delen en communiceren via forums of blogs. Een intranet dient als een centrale hub voor informatie. Het traditionele intranet is echter vooral gericht op eenrichtingsverkeer en biedt weinig mogelijkheden voor interactie. Een sociaal intranet biedt daarvoor een modern, toekomstbestendig alternatief.

4. Sociale media voor bedrijven: Bedrijven gebruiken platforms zoals Facebook Workplace, Google+, Instagram of LinkedIn om een sociaal netwerk binnen hun organisatie te creëren. Zulke tools bevorderen interactie, kennisdeling en betrokkenheid. Tegelijkertijd zijn dit platforms die medewerkers ook privé gebruiken en willen de meeste mensen zakelijk liever geen gebruik maken van hetzelfde platform.

5. Videovergaderingen: Tools zoals Zoom, Skype for Business en Google Meet maken videovergaderingen en webinars mogelijk. Dit is vooral waardevol voor teams die op afstand werken of voor organisaties met meerdere locaties.

6. Projectmanagementtools: Met tools voor planning en samenwerking kun je je interne communicatie organiseren. Ze bieden taakbeheer, planning en samenwerkingsopties. Zo kun je samen met je HR- en communicatieteams je interne communicatie stroomlijnen en samenwerken aan een interne contentkalender.

7. Survey- en feedbacktools: Medewerkers kunnen meningen delen via enquêtes en peilingen, met behulp van tools zoals SurveyMonkey, Google Forms of Microsoft Forms. Zulke tools bieden inzicht in tevredenheid en helpen bij het identificeren van verbeterpunten. Het nadeel is dat de meeste van zulke tools niet gestoeld zijn op de nieuwste HR-inzichten, je alle resultaten zelf in elkaar moet puzzelen en dergelijke surveys al snel een beetje uit de lucht komen vallen voor medewerkers, omdat het externe programma’s betreft waar medewerkers geen binding mee hebben. Het is daarom aan te raden om te kiezen voor HR-software met geïntegreerde medewerkersonderzoeken.

8. Prikborden: Hij was er al lang voor de opkomst van het internet: het prikbord. Ook vandaag de dag is het prikbord een makkelijke, laagdrempelige manier om intern informatie te delen. Je kunt er veel verschillende soorten interne aangelegenheden mee aankondigen, zoals vacatures, bedrijfsuitjes en leuke initiatieven. Er bestaan tegenwoordig ook digitale varianten van het prikbord. Voordeel van een digitaal prikbord is dat het bereik niet beperkt is tot de fysieke ruimte. Zo kunnen berichten altijd en overal gelezen worden!

9. Kennisbanken: Online kennisbanken stellen medewerkers in staat om informatie efficiënt met elkaar te delen en te waarborgen. Dit helpt bij het op peil houden van het kennisniveau binnen je organisatie. Werk je met een kennisbank, kies dan het liefste voor een geïntegreerd kennissysteem dat makkelijk toegankelijk is voor iedereen in je organisatie.

10. Alles-in-één medewerkersapp: Een medewerkersapp combineert verschillende HR- en communicatietools in één platform. Zo heb je als organisatie één toegankelijke tool voor medewerkers waarmee je al je verschillende communicatie- en HR-doelen kunt waarmaken. Idealiter borgt een medewerkersapp de gehele medewerkersreis: van preboarding tot exit-analyse. De meeste apps bedekken echter maar een deel van de employee journey. De alles-in-één software van WELDER biedt daarvoor de ideale oplossing! Daarmee heb je alles wat je nodig hebt voor jouw medewerkers in één digitaal platform.

Een alles-in-een app combineert verschillende HR- en communicatietools in één platform.

Waar moet je op letten bij de inzet van interne communicatiemiddelen?

Effectiviteit hangt af van doelgerichtheid en samenhang

Intranet, social media, e-mails of nieuwsbrieven: het zijn interne communicatietools waarvan de effectiviteit afhangt van de doelgerichtheid en onderlinge samenhang waarmee ze worden ingezet. Denk bij doelgerichtheid bijvoorbeeld aan de timing en afstemming van de informatie op de doelgroep. Een uitgebreide nieuwsbrief van de directie over een nog niet eerder aangekondigde reorganisatie zal waarschijnlijk meer vragen oproepen dan beantwoorden, omdat de medewerkers nog niet via hun eigen leidinggevende over het nut en de noodzaak van een reorganisatie zijn ingelicht. Er gaat dan iets mis met de timing.

Daarnaast zal het taalgebruik van nieuwsberichten rekening moeten houden met het werk- en denkniveau op de werkvloer. Niet alleen het kantoorpersoneel, maar ook de productiemedewerkers en schoonmakers moeten de essentie van de berichten kunnen begrijpen. Om iedereen mee te nemen in de beoogde ontwikkeling van de organisatie is alleen tekst niet voldoende. Beelden zeggen soms meer dan duizend woorden. Een audiovisueel interview met de directeur of een animatie van de gedroomde organisatie is daarom meestal effectiever dan alleen tekstuele nieuwsberichten met hier en daar een afbeelding.

Herbeoordeel je interne communicatiestrategie

Samen met doelgerichtheid raakt de onderlinge samenhang van de in te zetten communicatiemiddelen het hart van de communicatiestrategie van jouw organisatie. Hoe zit het met jouw communicatiestrategie? Kenmerk van organisaties met een interne communicatiestrategie is dat ze een communicatieplan hebben waarin staat wanneer welke communicatiemiddelen worden ingezet om medewerkers bij belangrijke ontwikkelingen en mijlpalen te betrekken. Welke interne communicatiemiddelen gebruikt jouw organisatie eigenlijk en hoe ervaren jouw medewerkers de inzet hiervan? Inventariseer je bestaande tools voor interne communicatie en ga samen met je communicatiespecialisten en collega’s na wat de sterke en zwakke kanten van elke tool binnen je interne communicatiestrategie zijn. Beantwoord hierbij de volgende vragen:

• Welke communicatiemiddelen worden relatief vaak gebruikt, en welke niet of nauwelijks?

• Waarom worden bepaalde communicatiemiddelen vaker gebruikt dan andere?

• Welke communicatiemiddelen zijn het meest populair onder het personeel?

• Welke communicatiemiddelen zijn het meest arbeidsintensief of op een andere manier kostbaar in het gebruik?

• Welke communicatiemiddelen zijn het meest geschikt om informatie en nieuws periodiek te herzien?

• Welke communicatiemiddelen bieden mogelijkheden voor interactie met het personeel en welke niet?

Een centrale plek voor je digitale interne communicatie

Door het gebruik van afzonderlijke digitale applicaties voor verschillende berichten kan interne bedrijfscommunicatie al snel onoverzichtelijk worden. Intranet, nieuwsbrieven, e-mail en WhatsApp creëren hun eigen communicatiestroom. Medewerkers zijn lang niet altijd in de gelegenheid om die communicatiestromen bij te houden. Het regelmatig checken van alle inboxen van de berichtenapps op social media vraagt vaak al meer tijd dan menig collega lief is.

Wil je je digitale interne bedrijfscommunicatie overzichtelijk en daarmee toegankelijk en gebruiksvriendelijk voor je medewerkers houden? Probeer die communicatie dan zoveel mogelijk op één centrale digitale ontmoetingsplek bij elkaar te houden. Je creëert dan de digitale variant van de fysieke koffiecorner.

MyCompany van WELDER is zo’n interne communicatie-app die als digitale koffieautomaat fungeert. Deze tool faciliteert een laagdrempelig sociaal intranet dat medewerkers activeert om te reageren op formele informatie vanuit het management én met elkaar te communiceren over zo ongeveer alles wat hen zakelijk en privé bezighoudt. Via app of desktop kan elke medewerker altijd en overal bij het alles-in-één communicatieplatform van de organisatie. Zo creëer je een eigen, overzichtelijk en interactief intern platform waar je jouw organisatiedoelen kunt waarborgen en je medewerkers makkelijk met elkaar en de organisatie verbindt!

Creëer een eigen, overzichtelijk en interactief intern platform waar je medewerkers makkelijk met elkaar verbindt.

5 tips voor het verbeteren van je interne communicatie

Interne communicatie is een breed vakgebied en kan door de inzet van diverse middelen en strategieën al gauw onoverzichtelijk voelen. Toch kun je jouw interne communicatie makkelijk naar een hoger niveau tillen! We hebben vijf gouden tips voor je die je daar zeker bij helpen.

1. Stel duidelijke communicatierichtlijnen op

Definieer richtlijnen voor interne communicatie, zoals de gebruikte kanalen, de frequentie van updates en de verwachtingen met betrekking tot de inhoud. Zorg ervoor dat deze richtlijnen voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar en begrijpelijk zijn.

2. Gebruik diverse communicatiemiddelen

Maak gebruik van een mix van communicatietools om aan verschillende behoeften te voldoen. Gebruik bijvoorbeeld e-mail voor formele aankondigingen, instant messaging voor snelle interacties en projectmanagementtools voor samenwerking aan projecten.

3. Stimuleer open communicatie en feedback

Moedig medewerkers aan om hun gedachten en ideeën te delen. Creëer een cultuur waarin open communicatie wordt gewaardeerd en waar medewerkers zich veilig voelen om feedback te geven. Implementeer enquêtes en feedbackmechanismen om input van medewerkers te verzamelen.

4. Bouw een centrale kennisbank

Creëer een gecentraliseerde plek, zoals een intranet of een wiki, waar medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot belangrijke documenten, procedures en beleidsregels. Dit helpt bij het verminderen van misverstanden en zorgt voor uniformiteit in de informatievoorziening.

5. Organiseer regelmatige updates en vergaderingen

Plan periodieke teamvergaderingen, virtuele koffiepauzes of updatesessies om de communicatie te bevorderen. Deze bijeenkomsten bieden de gelegenheid om belangrijke informatie te delen, vragen te beantwoorden en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten.

Het is belangrijk om te onthouden dat effectieve interne communicatie een doorlopend proces is dat voortdurende aandacht en aanpassing vereist. Luister naar de behoeften en feedback van medewerkers en pas de communicatiestrategie aan waar nodig. Zo verbeter je de algehele samenwerking en productiviteit binnen de organisatie en maak je van jouw interne communicatiestrategie de sleutel tot jullie succes!