Hoe maak je een goede onboarding? Bij FYEO weten ze het wel!

Lisa van Weert (24) maakte er haar afstudeerstage van. Voor de opleiding HRM liep ze twintig weken stage bij FYEO op de HR-afdeling. Daar werkte ze een advies uit om het onboardingsproces van FYEO te verbeteren en ging ze aan de slag met het implementeren van een geheel nieuwe onboarding. Bij het in kaart brengen van de organisatie realiseerde ze zich dat FYEO door uitbreiding uit veel verschillende locaties en specialismen bestaat. De huidige onboarding was gefragmenteerd en bleek niet meer voldoende aan te sluiten op alle verschillende wensen en behoeften. Lisa vond daarin haar grote uitdaging: het creëren van één centrale onboarding, die vervolgens makkelijk op de individuele medewerker kan worden afgestemd. Dat deed ze in FYEO’s eigen MeyeJourney-omgeving, dat is gebouwd met de software van WELDER. Voor haar afstudeeropdracht kreeg ze maar liefst een dikke 9! Ondertussen werkt ze bij FYEO aan de implementatie van de nieuwe, digitale onboarding.

De huidige onboarding van FYEO

Hoe ziet de huidige onboarding van FYEO eruit?

“Op dit moment doen we kandidaten een aanbieding en geven ze een formulier met de belangrijkste informatie. Als de kandidaat akkoord is met de aanbieding, dan zetten we de indiensttreding in gang. We verzamelen de gegevens van de kandidaat en melden deze aan in onze systemen. Tot aan de datum van indiensttreding doen we nu verder eigenlijk niets aan preboarding. Op de datum van indiensttreding zorgen we er vervolgens voor dat er een cadeautasje klaarstaat voor de nieuwe collega. Daarin zitten wat praktische zaken, zoals inloggegevens. Maar ook leuke welkomstcadeautjes zoals een Dopper van FYEO en een kaartje met Favorietjes. Dat is een kaartje waarop je kunt aangeven wat je graag cadeau krijgt op je verjaardag, want op verjaardagen zetten we onze collega’s graag in het zonnetje! Alle nieuwe medewerkers worden vervolgens gezamenlijk door de regiomanager ontvangen, die hen van alles vertelt over de organisatie en praktische informatie geeft. Daarna krijgen ze van hun leidinggevende hun inwerkprogramma.”

En het huidige inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers, hoe ziet dat eruit?

“Alle nieuwe collega’s worden ingewerkt op de eigen afdeling door de eigen leidinggevende. Onze HR-afdeling gebruikt vervolgens een protocol ter controle, waarbij bepaalde onderdelen afgevinkt moeten worden. Zo weten wij wat er is afgerond en dat de medewerker in staat is om dat zelf uit te voeren. De bedoeling is dat die formulieren uiteindelijk weer bij HR terechtkomen, zodat wij ze kunnen verwerken en weten: oké, de medewerker is getraind en voldoet aan de formele vereisten voor de functie. Daarnaast hebben wij momenteel een introductietraining vanuit Kwaliteit, Veiligheid en Productmanagement die wordt afgenomen bij nieuwe medewerkers. Daarin wordt meer verteld over kwaliteit, veiligheid en protocollen, maar ook over BHV en over de verschillende behandelingen die we bij FYEO aanbieden."

Het verbetertraject van de onboarding

Vervolgens heb jij de onboarding onder de loep genomen en ben je aan de slag gegaan met nieuwe software om het onboardingsproces te verbeteren. Hoe pak je zoiets aan?

“Toen ik voor het eerst bij FYEO kwam, was mijn team net bezig met het klaarzetten van een gesprekscyclus in MeyeJourney, dat is gemaakt met de MyVIP-module van WELDER. Zo heb ik kennisgemaakt met het platform en met het beheer ervan. Toen we aan de slag gingen met de onboardingsmodule zijn we in gesprek gegaan met Karlijn - onze accountmanager van WELDER - om samen te kijken hoe de onboardingsmodule eruit ziet, wat je daar allemaal in kunt toevoegen en hoe je een onboarding als organisatie op een leuke manier maakt. Vanuit dat gesprek ben ik gaan nadenken: oké, als ik als nieuwe medewerker binnenkom, wat zou ik dan graag willen weten?

We hebben vervolgens een groepje medewerkers aangehaakt om met ons mee te denken over zulke vragen. Dat groepje bestond uit medewerkers met allerlei functies: echt een vertegenwoordiging van alle functiegroepen. Daarmee hebben we een kick-off middag georganiseerd en hebben we samen gekeken wat er terug zou moeten komen in onze onboarding, zowel offline als online. Dat hebben we in een middag heel leuk met z’n allen vorm kunnen geven! We hebben als uitgangspunt een onboardingsproces van 100 dagen gepakt, met een preboarding en daarna allerlei tussenfases.

Na die dag heb ik alles wat we hebben bedacht bij elkaar verzameld en nagedacht in welke fases we dat het beste zouden kunnen onderbrengen. Toen we voldoende input hadden, hebben we Karlijn weer aangehaakt om samen het online gedeelte vorm te geven. Toen heb ik een middag met Karlijn samengezeten in een inspirerende, interactieve sessie. Op posters hadden we de verschillende fases in kaart gebracht, die we toen verder zijn gaan uitbouwen. Zo hadden we een eerste fase tien dagen voorafgaand aan de datum van indiensttreding, een tweede volgende vijf dagen voorafgaand aan indiensttreding enzovoort. Toen zijn we per fase alle online en offline ideeën op de posters gaan verzamelen. Zo hadden we een overzicht hoe het onboardingsproces eruit zou kunnen komen te zien en hoe we het in het platform zelf kunnen inbouwen.”

Jullie hebben verschillende medewerkers betrokken bij dit proces, in een soort ambassadeursgroep. Daar hebben jullie zo te horen veel aan gehad! Was het moeilijk om al die diverse mensen bij elkaar te krijgen en daar de juiste input uit te halen?

"We moesten in eerste instantie kijken hoe we de meest diverse input zouden kunnen krijgen. Regiomanagers - die verschillende plekken overzien - waren daarin voor ons belangrijk, maar we hadden bijvoorbeeld ook een nieuwe coördinator die pas was begonnen. Die ervaart het nu allemaal voor het eerst, dus dat was handig om mee te nemen. Maar ook verschillende medewerkers die al langer in dienst zijn, die met de kennis van nu kunnen reflecteren op wat ze misschien nog misten. Nadat we de mensen hadden geselecteerd, hebben we iedereen een uitnodiging gestuurd voor een kick-off op locatie. Voor de onboarding hadden we een reis thema bedacht, waarbij een reisleider je begeleidt door de onboarding. Dus dat hebben we meegenomen naar die middag. We hadden een reisbrochure neergelegd en iedereen kreeg een hawaï-slinger en een fruitsapje die op een cocktail leek. We hadden het dus leuk aangekleed om de creativiteit op te wekken! En dat was gelukt: we kregen echt goede input vanuit de medewerkers."

We hebben een groepje medewerkers aangehaakt om met ons mee te denken. Dat groepje bestond uit medewerkers met allerlei functies: echt een vertegenwoordiging van alle functiegroepen.

En met die input kon jij aan de gang. Hoe ging dat in zijn werk?

"Met alle informatie die ik had verzameld, ben ik naar mijn leidinggevende en stagebegeleider gegaan. Zij heeft de inhoud getoetst en feedback gegeven, net als een aantal andere collega’s. Daar kon ik vervolgens weer mee verder. Ik ben toen in MeyeJourney fases gaan bouwen en deze verder in gaan richten. Toen kwamen we ook al gauw tot de beslissing om de reisleidster elke fase terug te laten komen in een filmpje. Ik ben vervolgens uit gaan schrijven wat die reisleidster dan in elk filmpje zou moeten vertellen. Voor de eerste fase, voordat iemand in dienst is, vonden we het bijvoorbeeld belangrijk om nog niet te veel informatie te geven. In dat filmpje staat het welkom dan ook centraal: de reisleidster verwelkomt de medewerker en introduceert FYEO en ons platform MeyeJourney. In de overige fases komt de reisleidster ook in het begin terug, maar dan vooral om aan te geven wat je in die fase kunt verwachten van de onboarding."

Het inrichten van een digitale onboarding

Jullie zijn bezig met het inrichten van een digitale onboarding, maar daar zitten ook offline elementen in. Hoe combineer je dat?

"Onboarding kan natuurlijk nooit alleen digitaal plaatsvinden. De kracht van een goede onboarding zit in persoonlijke aandacht en gesprekken, waarbij je de cultuur en waarden van je organisatie veel beter kunt overdragen. Offline blijft dus altijd een belangrijk onderdeel van elk onboardingsproces. Momenteel hebben wij bijvoorbeeld die introductietraining vanuit Kwaliteit en Veiligheid en Productmanagement die wordt afgenomen bij nieuwe medewerkers. Dat willen we heel graag terug laten komen in de online onboarding, maar dat kun je daar niet allemaal in samenvatten. Toen hebben we besloten dat we om de drie maanden een welkomstdag gaan organiseren. Dus echt een fysieke dag waarbij nieuwe medewerkers samenkomen om daar een verdiepingsslag te maken en om meer te leren over FYEO en de organisatie op een speelse manier. De precieze inrichting zijn we nog aan het maken om te kijken wat we daar precies gaan doen, maar we denken bijvoorbeeld aan een zelfgemaakte escape room of iets anders interactiefs. Zodat het niet alleen maar zenden en luisteren is, maar nieuwe medewerkers zelf ook aan de slag kunnen en op die manier onze organisatie en onze diensten beter leren kennen. Uiteindelijk willen we de offline elementen mooi verweven in het centrale onboardingsprogramma, zodat per functie en per afdeling duidelijk wordt wie wanneer start, wanneer de onboarding wordt doorlopen en welke vaktraining er nodig is."

De kracht van een goede onboarding zit in persoonlijke aandacht en gesprekken.

Hoe vond je het om een digitale onboarding te maken met de software van WELDER?

“In het begin was het even kijken van: hey, hoe werkt dit allemaal? Maar het fijne van het platform vind ik dat het heel gebruiksvriendelijk en heel makkelijk is. In principe wijst het zichzelf. Ik vond het heel makkelijk werken en had alles zo door. Voordeel voor mij was wel dat ik ook al eens surveys heb gemaakt (met MySurvey, red.) en dat vind ik heel erg lijken op de onboardingsmodule. Als je het ene kent, is het andere ook heel makkelijk om op te pakken. Wij willen wel altijd net iets anders of net iets meer en dat was niet altijd mogelijk. Maar we hebben vervolgens wel besloten dat we vanuit hier gaan bouwen en dan kunnen we in de toekomst kijken of we nog verder kunnen uitbreiden, aangezien WELDER ook altijd in ontwikkeling is. We zijn super blij met wat we dadelijk hebben staan en dat het allemaal in één platform staat, waar we alles bij elkaar hebben.”

Verdere ontwikkeling

Je hebt een hele prestatie geleverd, door een nieuwe digitale onboarding te creëren! Hoe heeft dit traject jou geholpen in je ontwikkeling als HR-professional?

“Ik had voorafgaand een business case geschreven over het verbetertraject dat ik wilde opstarten. Mijn business case had ik heel groots geformuleerd, maar dat bleek niet te passen in de tijd die ik had. Zo had ik graag ook een groot deel van de offline elementen verder willen ontwikkelen; om echt die inwerktrajecten van nu in te kijken en te achterhalen wat werkt en wat niet. Maar uiteindelijk ben ik me toch meer op de online onboarding gaan richten, omdat ik merkte dat daar best wel wat tijd in ging zitten. Dat heeft mij geleerd om de omvang van een opdracht vooraf goed in kaart te brengen. Wat ik ook heel erg heb gemerkt, is dat het belangrijk is om medewerkers echt mee te nemen in zo’n proces. We kunnen als HR van alles vinden, maar wij zijn niet degenen die de onboarding uiteindelijk doorlopen: dat zijn de medewerkers zelf. Daarom is het heel belangrijk om medewerkers erbij te betrekken.”

Wat ik ook heel erg heb gemerkt, is dat het belangrijk is om medewerkers echt mee te nemen in zo’n proces.

Waar ben jij het meest trots op?

"Toen ik mijn case uiteindelijk aan school moest presteren, heb ik ze meegenomen door het platform, ze alle verschillende fases laten zien en uitgelegd wat we nog van plan waren. School en FYEO waren heel tevreden met de presentatie en dat heeft geresulteerd in een mooie 9 als eindcijfer waar ik heel blij mee was en nog altijd ben. Verder vind ik de ontwikkeling van de onboarding in z’n algemeen gewoon super tof: alle verschillende onderdelen in de fases bedenken en neerzetten. Ik kijk er dan ook echt naar uit als de onboarding dadelijk echt staat. Ik ben ‘m nu nog steeds aan het verfijnen en ben echt heel blij als de onboarding dadelijk zo is ingericht zoals we voor ogen hadden en we ‘m bij een groep medewerkers kunnen afnemen en kunnen toetsen. En dat ik ‘m zelf ook kan doorlopen en kan zeggen: ja, hij klopt!"

Tot slot: hoe ziet jouw nabije toekomst eruit?

"Na mijn stage ben ik aangenomen als junior HR-medewerker. Ik ga buiten de onboarding bij FYEO helpen met het verder ontwikkelen van de vaktraining. We willen daarbij ook gebruik maken van het WELDER-platform. We willen bijvoorbeeld e-learnings ontwikkelen binnen MeyeJourney. Als mijn avontuur bij FYEO stopt, durf ik nog niet te zeggen waar ik terecht ga komen, maar ik hoop uit te groeien tot een allround HR-professional."