Zorg met community management voor het binden en boeien van je medewerkers

Wat doet een community manager?

Alle medewerkers binnen jouw organisatie vormen een community. De gemene deler is dat ze allemaal bij jouw organisatie werken. Met community management faciliteer, stimuleer en creëer je een omgeving waarin medewerkers kunnen verbinden, delen en groeien.

Laten we beginnen met goed nieuws: een community bestaat ook zonder een community manager. De groep medewerkers bestaat omdat de organisatie bestaat en vaak gaan veel dingen vanzelf. Enthousiaste medewerkers, check. Goede ideeën, check. Personeelsborrel op initiatief van de receptioniste, check. Een medewerker die tussen de bedrijven door een WK poule in elkaar flanst, check. Al deze losse initiatieven zijn fantastisch. Toch wil je als organisatie liever niet afhankelijk zijn van een handjevol betrokken medewerkers. Heeft iemand het druk of een andere uitdaging gevonden? Dan vallen dit soort mooie initiatieven vaak weg.

Daarom zijn er community managers. Dit zijn professionele en strategische verbinders, die alles rondom de betrokkenheid van medewerkers organiseren. Community managers hebben vaak een achtergrond in (interne) communicatie, marketing of HR en houdt zich bezig met de volgende onderdelen:

Analyse: concept, positionering en doelgroep
Wie zijn onze medewerkers? Wat is de gemiddelde leeftijd en wat drijft hen? Wat zijn hun gedeelde interesses en hoe kan je die inzetten voor een sterke community? Wat is het doel van een sociaal intranet en hoe kunnen we dit het beste inzetten? Op al dit soort vragen en meer zoekt de community manager het beste antwoord en vertaalt dit naar concreet advies en beleid.

Advies: interne adviseursrol
De community manager biedt hulp aan medewerkers om hun weg te vinden in de sociale structuur van een organisatie. Vaak is een intranet of medewerkersplatform daar een groot onderdeel van. Een community manager denkt daarom na over de inzet van zo'n platform en stelt zichzelf vragen als: “Hoe kun je als leidinggevende het platform gebruiken om de betrokkenheid te vergroten? En hoe kunnen verkopers via het platform nieuwe leads genereren?” Zo heeft de community manager een belangrijke adviesrol in de organisatie.

Creatie: alles draait om (coördineren van) content
Een community manager ziet overal kansen om nieuwe, interessante en stimulerende content te delen met medewerkers, vaak aan de hand van een uitgebreide contentkalender. Zo blijven medewerkers het hele jaar door geprikkeld en betrokken.

Organisatie: projectmatige duizendpoot
De community manager heeft vele rollen en vele gezichten. Het bij elkaar brengen van medewerkers, organiseren van klankbordgroepen en het organiseren van de introductiecampagne kunnen tot de taken van de community manager behoren.

Management: evaluatie en rapportage
De community manager evalueert en rapporteert aan het management het gebruik van een medewerkersplatform. Hoeveel mensen zijn aangesloten? Op welke afdeling zijn deze mensen werkzaam? Maar vooral ook: het analyseren van deze data. Welke acties kunnen ondernomen worden om de community hechter te maken? Op die manier houdt de community manager zich op basis van data bezig met het bereiken van bepaalde doelen, zoals het hechter maken van de community.

Evangelisme
Bovenal heeft de community manager een rol als evangelist. Een grote voorvechter van de schitterende online omgeving. De community manager draagt dit actief uit en betrekt medewerkers op deze manier bij de community.

De toolbox van een community manager

Om een hechte community te creëren kan de community manager verschillende tools inzetten. Hieronder vind je de vijf meest gebruikte tools.

1. Interne communicatie: Vaak is dit het eerste waar men aan denkt bij community management. Maar het is een van de tools die een community manager tot zijn beschikking heeft en heeft vele facetten. Even lekker bij de koffieautomaat met collega’s doorpraten over de laatste nieuwtjes op intranet, een formele uitnodiging in je inbox ontvangen voor het jaarlijkse kerstdiner of op de hoogte worden gebracht van een relevante wijziging in het beleid. Interne communicatie is een breed begrip dat zich in veel verschillende vormen laat zien op de werkvloer.

2. Alles-in-één medewerkersapp: Een medewerkersapp combineert verschillende HR- en communicatietools in één platform. Zo heb je als organisatie één toegankelijke tool voor medewerkers waarmee je al je verschillende communicatie- en HR-doelen kunt waarmaken. Idealiter borgt een medewerkersapp de gehele medewerkersreis: van preboarding tot exit-analyse. De meeste apps bedekken echter maar een deel van de employee journey. De alles-in-één software van WELDER biedt daarvoor de ideale oplossing! Daarmee heb je alles wat je nodig hebt voor jouw medewerkers in één digitaal platform.

3. Community kalender: Ken je de term contentkalender? Daarmee kan je de community kalender vergelijken. Het is een overzicht van alle elementen die je inzet voor een betrokken community. Vaak is dit een jaarkalender, die je vervolgens verder uitgesplitst per maand of kwartaal. Op deze kalender vind je bijvoorbeeld een personeelsborrel, maandelijkse video update vanuit directie, een attentie voor alle medewerkers, een sporttoernooi, winactie, sinterklaasbijeenkomst of wk-poule.

4. Ambassadeursgroep: Wie zijn jouw meest enthousiaste medewerkers? Wie organiseren uit zichzelf een sporttoernooi, pubquiz of vrijmibo? Deze medewerkers zijn jouw ambassadeurs. Wanneer je deze medewerkers samenbrengt in een ambassadeursgroep en iedere twee maanden samenkomt zijn zij jouw voelsprieten in de organisatie. Je hoort wat ze vinden van een kerstpakket en waar behoefte aan is. Samen met je ambassadeursgroep stel je de community kalender samen en wie weet worden ze zo enthousiast, dat ze ook iets gaan organiseren. Hoe leuk is dat?!

5. Statistieken: Data helpt de community manager op verschillende vlakken. Medewerkersgegevens helpen bij een goed beeld vormen van de community. Denk aan leeftijd, geslacht, nationaliteit, aantal dienstjaren, soort contract, verzuim. Wanneer je daarnaast werkt met een medewerkersapp zoals WELDER is ook de gebruikersactiviteit van medewerkers inzichtelijk. Zo kun je zien hoe vaak medewerkers inloggen, berichten posten, meedoen aan een win-actie of zich aanmelden voor een event. Idealiter zie je natuurlijk deze aantallen stijgen op het moment dat je actief met community management aan de slag gaat en kun je bijsturen indien nodig.

Een kalender als basis voor je community plannen

Alle plannen rondom community management komen samen in een community kalender. Blogposts, nieuws, advies, discussies rondom thema’s, bijeenkomsten in allerlei vormen, competities, opdrachten, interviews, filmpjes en dergelijke: er kan van alles ingezet worden om een community actief te betrekken. Zoiets laat je het liefste niet aan het toeval over. Daarom lees je hieronder zes tips die je helpen bij het inrichten van jouw kalender.

1. Geplande content. Doen!
Door content te plannen, help je om de content te spreiden over de komende maanden. Zo kun je drukke pieken vermijden in de organisatie, inspelen op belangrijke trends of juist gebruikmaken van dalmomenten. Maar ook de seizoenen of bijzondere feestdagen kunnen een prima inhaker zijn om jouw medewerkers in beweging te brengen. Wat gebeurt er in jullie organisatie tijdens komkommertijd? Wat gebeurt er in jullie organisatie tijdens komkommertijd? En welke goede voornemens heeft jouw team voor het nieuwe jaar? Denk daarbij ook verder dan de bekende (feest)dagen zoals Valentijn, Kerst en Koningsdag en haak met je geplande content in op Ramadan, Black Friday of de Midzomernacht.

2. Bepalen van je onderwerpen
Elke organisatie heeft een paar sleutelfiguren die een groot bereik hebben binnen de organisatie. Denk aan die HR-collega, kwaliteitsmanager of IT’er die belangrijke boodschappen delen voor de hele organisatie. Of de communicatie- of marketingafdeling! Dit zijn je interne journalisten, je ambassadeurs. Als deze ambassadeurs weten op welke onderwerpen van hen een bijdrage wordt verwacht, geeft dat niet alleen richting maar zorgt ook voor een basis aan content op jouw platform. Bepaal je sleutelfiguren en geef hen een duidelijke instructie. Zo kan de communicatiemedewerker maandelijks een collega in "the spotlight" zetten met een kort interviewtje. De HR-medewerker kan tips geven over persoonlijke ontwikkeling vlak voordat de functioneringsgesprekken plaatsvinden.

Laat jouw community kalender aansluiten op de geplande content van bijvoorbeeld de communicatieafdeling of het social media team. Want verhalen die extern verteld worden, zijn altijd te vertalen naar de interne doelgroep, jouw community. Is er een marketingactie in de winkel? Dan hoort daar een interne instructie bij aan het winkelpersoneel, of de kans om er een interne wedstrijd van te maken om de sales te stimuleren. Post de marketingafdeling een bericht op LinkedIn over die nieuwe klant of dat succesvolle project? Deel dat succes dan ook zeker met de rest van je collega's!

3. Actuele content. Niet vergeten!
Naast de planbare content zijn er ook altijd onderwerpen die actueel zijn en die je niet kunt voorbereiden. Als community manager is daar vooral je rol als moderator belangrijk. Wat lees ik tussen de regels door op de tijdlijn? Welke vragen vanuit de organisatie worden er veel gesteld? Zit daar een gat aan informatie waarin we de interne community moeten voorzien? Zo verbind je actuele content met planbare content.

4. Houd je doel voor ogen
Het klinkt misschien als een inkoppertje, maar het is oh zo belangrijk: houd ten alle tijden je doel voor ogen. Wat wil je voornamelijk bereiken met het sociaal intranet. Het gaat niet alleen om gekke interviews, aankondigen van jubilarissen of stoere verhalen. Wees slim in wat je de rest van je interne community mee wilt geven. Laat jij Kees aan het woord die al 25 jaar in dienst is bij jouw organisatie? Laat Kees dan vertellen over zijn interne loopbaan, waar hij is begonnen en waar hij nu staat. Zo geef je medewerkers mee wat de doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden zijn binnen de organisatie. Dus zet niet alleen de datum van Kees zijn jubileum in de eventkalender. Stuur Kees een paar concrete vragen die hij zelf makkelijk kan beantwoorden. Schrijf er zelf een lekker leesbaar artikel van en post het op je platform.

Je kunt het natuurlijk wel makkelijk maken voor medewerkers om content aan te leveren. Niet iedereen schudt immers even een stuk tekst of blog uit z’n mouw. Door te werken met rubrieken en stramienen, het stellen van concrete vragen, help je jouw "ambassadeurs" om interessante content op te leveren die leuk is voor andere leden om te lezen.

5. Structureel overleg
Het bedenken van je community kalender hoef je als community manager dus niet in je eentje te doen. Zet daarvoor je ambassadeurs in. Betrek ze bij een structureel overleg dat bijvoorbeeld elk kwartaal plaatsvindt. Bespreek welke geluiden en verhalen zij in de organisatie hebben opgepikt. Moeten we die onderwerpen adresseren of wil je er een positieve twist aan geven? Draagt het bij aan de organisatiedoelen van dit jaar of onze kernwaarden? Welke acties hebben het tot nu toe goed gedaan? Wat zegt de data over de activiteit van de medewerkers?

Samen bespreek je welke onderwerpen uiteindelijk op de kalender moeten komen en in welke creatieve vorm. Dat kan bestaan uit simpele, redactionele aandacht of een geheel offline event, zoals een sportdag of vitaliteitsdag. Dat vraagt echter wel meer organisatie en uitvoering dan het afnemen van een interview met de medewerker van de maand. Vergeet daarom niet om taken te verdelen voordat de ambassadeurs weer aan het werk gaan met hun dagelijkse werkzaamheden.

6. Content om te activeren
Een community kalender is bedoeld om jouw interne doelgroep te activeren om deel te nemen aan de community. Dus in beweging te brengen door elkaar te informeren, te binden en te boeien. En daarvoor is een goed gevulde kalender nodig met rake content. MyCompany van WELDER is specifiek ingericht om een community te activeren. Daarvoor kun je zogenaamde community acties inzetten. Deze hebben allen het karakter dat ze medewerkers oproepen iets te delen. Dat kan soms iets heel triviaals zijn van een foto van de werkplek tot het actief meedenken over een nieuwe naam voor een product. Welke community acties het beste passen op dat moment hangt af van de fase waarin de community zich bevindt en welke doelen opgesteld zijn.