Als je aan de slag gaat met een sociaal intranet, zijn er een aantal belangrijke DO’s aan te wijzen: zaken om als organisaties rekening mee te houden, zodat je sneller een hechte community van medewerkers krijgt. Wij geven je 5 tips voor een succesvol sociaal intranet:
1. Op de strategische agenda
Formuleer doelen met elkaar. Wat probeer je te bereiken met het sociaal intranet? Leg deze vast en maak ze onderdeel van je strategische agenda. Zo blijft het implementeren van een sociaal intranet geen vrijblijvendheid, maar wordt de voortgang ervan nauwgezet gevolgd.
2. Stimuleer interactie en feedback
Stel niet met één of een paar medewerkers een plan op, maar betref een bredere groep aan medewerkers bij de implementatie. Wat verwachten zij van het sociaal intranet? Wat vinden ze van de gebruiksvriendelijkheid? Deze input is erg waardevol om het sociaal intranet telkens door te laten ontwikkelen.
3. Meet de voortgang
Bepaal een manier om de voortgang te meten. Zorg dat hierbij de juiste data gemakkelijk boven tafel te krijgen is. Hoe actief zijn medewerkers van een bepaalde afdeling? Worden er vooral berichten gelezen of zelf ook berichten gedeeld? Een juiste manier van monitoren van het sociaal intranet zorgt ook voor continue verbetering.
Een moderne organisatie verzamelt de juiste data om te bepalen hoe actief elke afdeling betrokken is bij de community.
4. Erkennen en belonen
De ‘vind ik leuk’-knop zit niet toevallig onder ieder Facebook bericht. Veel medewerkers zijn op zoek naar erkenning. In wat ze doen en in wat ze denken. Deze erkenning of beloning hoeft zeker niet financieel of materialistisch te zijn. Zorg dat je, zeker als directie of management, medewerkers deze erkenning geeft wanneer zij wat delen. Een ‘goed gedaan’ van de directeur is een garantie voor een geslaagde dag van iedere medewerker.
5. Visueel wint aan belang
Updates via video worden steeds belangrijker, ook binnen de interne communicatie. Met een video bereik en betrek je meer medewerkers. Denk hierbij aan een korte video waarin leiders van een organisatie een update geven over de prestaties van de organisatie. In veel implementaties leidt dit direct tot actieve community leden: één van de meest gelezen berichten op ieder sociaal intranet.
Kortom, een sociaal intranet leent zich perfect voor het vormen van een hechte community van medewerkers. De grenzen van de kantoormuren vervagen en flexibel werken is vandaag steeds meer de norm. Daardoor groeit wel het belang van mobiele tools voor de interne communicatie. Om er voor te zorgen dat je bovenstaande DO’s goed kunt integreren, is de combinatie tussen de klassieke desktop en een app onmisbaar. Op deze maner garandeer je een all-inclusive beleid waar ook de smartphone-loze medewerkers betrokken worden bij het sociaal intranet.
Een voorbeeld van zo’n combinatie tussen desktop en app is MyCompany. Met deze interne communicatie app betrek je alle medewerkers bij de organisatie, komen zij gemakkelijker met elkaar in contact en zijn community acties erop gericht medewerkers te stimuleren meer met elkaar te delen. Daarnaast kun je belangrijke documenten in een handomdraai vinden en ben je nooit eindeloos naar waardevolle informatie op zoek. Eén tool die jouw en je collega’s gemakkelijker met elkaar laat communiceren en er voor zorgt dat je niet wéér de verjaardag van die ene collega vergeet!